Biaya jamuan relasi: boleh dibiayakan, asal ada daftar nominatif

Dalam pemeriksaan, biaya entertainment hampir selalu masuk daftar koreksi. Banyak pengusaha lalu menyimpulkan biaya ini memang tidak boleh dibiayakan. Kesimpulan itu keliru.

Biaya jamuan, makan bersama klien, atau hiburan untuk relasi bisnis tetap dapat menjadi pengurang penghasilan bruto. Syaratnya dua: berkaitan dengan kegiatan mendapatkan, menagih, dan memelihara penghasilan, serta didukung daftar nominatif yang dilampirkan pada SPT Tahunan.

Isi daftar nominatif

Daftar nominatif bukan rekap pengeluaran biasa. Untuk setiap kegiatan, cantumkan:

1. tanggal kegiatan;
2. tempat dan alamat;
3. jenis kegiatan (jamuan makan, hiburan, dan sebagainya);
4. jumlah biaya;
5. nama relasi yang dijamu, jabatannya, nama perusahaannya, dan jenis usahanya.

Kolom terakhir paling sering kosong. Tanpa nama relasi, pemeriksa tidak bisa menilai apakah jamuan itu memang untuk kepentingan usaha. Struk restoran saja tidak menjawab pertanyaan itu.

Kebiasaan yang membuat koreksi besar

Dari pengalaman kami, masalahnya jarang di aturan. Masalahnya di kebiasaan pencatatan:

• Daftar nominatif baru disusun saat diperiksa, dua atau tiga tahun setelah kejadian. Detail relasi sudah tidak ada yang ingat.
• Biaya makan karyawan sendiri dicampur ke akun entertainment.
• Pengeluaran kartu kredit direksi masuk entertainment tanpa ada keterangan tamu.

Saran praktis

Buat formulir sederhana yang wajib diisi setiap kali ada pengajuan penggantian biaya jamuan. Isinya sama dengan kolom daftar nominatif. Bagian keuangan cukup menolak klaim yang formulirnya kosong.

Dengan cara ini daftar nominatif tersusun sendiri sepanjang tahun, dan saat SPT Tahunan disiapkan tinggal dilampirkan. Biaya promosi pun sama: ia juga memerlukan daftar nominatif dengan format tersendiri.